Facebook Youtube

الوافي للإدارة المالية

الوافي للإدارة المالية:

تمهيد:
الوافي للإدارة المالية هو نظام مالي ومحاسبي وإداري متكامل يصلح لإدارة المنشآت الاقتصادية الصغرى مثل الصيدليات والكافتيريات ومراكز المبيعات المختلفة، مروراً بالشركات التجارية الصغرى والمعارض، إنتهاءاً بالشركات الاستثمارية الكبرى والمصانع، حيث يتكون البرنامج من عدد من النماذج التي يمكن أن تعمل مستقلة عن الأخرى أو مرتبطة بعضها ببعض، وذلك حسب طبيعة العمل في المنشأة الاقتصادية، النماذج التي يتكون منها البرنامج هي:

  • الحسابات العامة.
  • المخازن والمبيعات.
  • شئون الأفراد والمرتبات.
  • إدارة الإنتاج.
أولاً: الحسابات العامة:
يتكون نموذج الحسابات العامة من الأجزاء الآتي:
  • خريطة حسابات المنشأة (Chart Of Accounts):
    الموارد الاقتصادية المملوكة لأي منشأة تمثل أصول هذه المنشأة، أما الحقوق في هذه الأصول فيمكن أن تكون في صورة تعهدات للغير فتسمى التزامات، أو حقوقاً لملاك المنشأة فتسمى حقوق الملاك، وتتغير حقوق الملاك في المنشأة نتيجة للنشاط الاقتصادي خلال فترة معينة، حيث تعتبر الزيادة في المنافع الاقتصادية بزيادة أصول أو نقص التزامات إيراداً للمنشأة، والنقص في المنافع بنقص أصول أو زيادة التزامات منصرفات للمنشأة. تحت هذه القوائم الاقتصادية تندرج كافة الحسابات، حيث يمكنك إضافة أي عدد من الحسابات حسب طبيعة الحساب، حيث تكون جميع حسابات الأصول والمصروفات حسابات مدينة وتكون جميع حسابات الالتزامات وحقوق الملاك والإيرادات دائنة. عند إضافة أي حساب يتم توليد رقم الحساب تلقائياً بسيطة (تسلسلية) أو مركبة (تحمل رقم المجموعة) كما يمكن إضافة أرقام الحسابات يدوياً، أخيراً لا بد من تحديد الرصيد الافتتاحي لكل حساب مع مراعاة أن الأرصدة الافتتاحية للشيكات (تحت التحصيل والمؤجلة) يتم تحديدها بتنزيل تفاصيل بيانات الشيكات الافتتاحية، وأن الأرصدة الافتتاحية لحسابات الإيرادات والمصروفات أرصدة صفرية القيم.
  • المستندات المالية:
    تعتبر المستندات المالية بمثابة قيود اليومية في العمل المحاسبي الدفتري (General Journal)، حيث يتم إثبات أي حركة مالية ومن ثم ترحيلها آلياُ إلى دفتر الأستاذ وذلك عند طلب رصيد أي حساب (Balance of Account)، هناك ثلاثة أنواع من المستندات المالية وذلك باختلاف سبب تحرير المستند، وهي:
    • مستندات القبض (أو سندات الاستلام): وتتميز مستندات القبض بأنها قيود مالية بها طرف دائن وحيد ( وعادة ما يكون عميل أو مدين )، ويستخدم هذا المستند لإثبات الاستلام من جهة ما حيث يمكن طباعة مستند يفيد ذلك وتوقيعه لإثبات حق الطرف الدائن. من مزايا برنامج الوافي للإدارة المالية أنه يمكنك استلام نقدية وشيكات بقيد واحد وإثبات تفاصيل كل.
    • مستندات الدفع (أو سندات الصرف): وتتميز مستندات الدفع بأنها قيود مالية بها طرف مدين وحيد ( وعادة ما يكون مورد أو دائن )، ويستخدم هذا المستند لإثبات الدفع لجهة ما حيث يمكن طباعة مستند يفيد ذلك وطلب توقيعه من المستلم لإثبات حق الطرف المدين. من مزايا برنامج الوافي للإدارة المالية أنه يمكنك دفع نقدية وشيكات بقيد واحد وإثبات تفاصيل كل.
    • مستندات القيد: وهي قيود تشبه كراسة اليومية المعتادة حيث يوجد بها طرفي القيد وهما المدين والدائن، وعادة ما تستخدم مستندات القيد في التسويات المالية وعمليات تغذية البنك والخزينة وما شابه ذلك من تحويل مبالغ من حساب من حسابات المنشأة المالية إلى حساب آخر، ويشترط فقط تساوي الطرفين الدائن والمدين كما هو معلوم من أصول علم المحاسبة.
  • الأصول الثابتة والإهلاكات (Fixed Assets & Depreciation):
    الأصول الثابتة هي أصول تم اقتنائها ليس لغرض إعادة بيعها أو تحويلها إلى نقدية خلال الفترة المحاسبية أو دورة التشغيل العادية للمنشأة، بل تم اقتنائها لاستخدامها في النشاط في الأجل الطويل، وأهم أنواعها العقارات والآلات والمعدات والسيارات والأثاثات وما شابه ذلك، وعادة ما تتعرض هذه الأصول لنقص قيمتها أثناء استخدامها خلال الفترة المحاسبية في ما يعرف بإهلاك الأصول. عبر كرت الأصل يمكنك الاحتفاظ بمعلومات تفصيلية عن أي أصل ثابت من أصول المنشأة، ومن أهم هذه المعلومات نسبة الإهلاك السنوية لهذا الأصل والتي يتم استخدامها في حساب إهلاكات الأصول كجزء من المصروفات وحساب القيمة الحالية لكل أصل. كما يمكنك إعادة تقييم الأصل في أي وقت وذلك عند حدوث أي تعديلات على الأصل تزيد من قيمته كأعمال الصيانة أو تقلل من قيمته كأحداث التلف، حيث يتم احتساب الإهلاكات من تلك القيمة منذ تاريخ إعادة التقييم وبنسبة إهلاك جديدة.
  • العملاء والموردين والموظفين:
    يتوفر في برنامج الوافي ملف للبيانات الشخصية للأفراد الذين تتعامل معهم المؤسسة سواء كانوا عملاء أو موردين أو موظفين مثل الاسم، العنوان، الهاتف، الجهة، البريد الإلكتروني، الخ ... من واجهة الأشخاص يمكنك تحديد التسعيرات الخاصة للعملاء أو الموردين، كما يمكنك إنشاء حساب للعميل أو المورد إذا لم يكن له حساب أو ربطه بحساب مسبق التعريف.
  • متابعة الشيكات:
    من المزايا المتقدمة جداً في برنامج الوافي هي طريقة إدارة ومتابعة الشيكات الواردة والصادرة والتي تسبب هاجساً محاسبياً كبيراً، فعند تحرير شيك لأي جهة تقوم بتسجيله في مستندات الدفع ويطالب البرنامج عند تحديدك للسحب من حساب بنكي (حال السداد أو مؤجل) تسجيل رقم الشيك وتاريخه، وكذلك عند استلام شيك من جهة ما يتم تسجيله في مستندات القبض مصحوباً برقم الشيك وتاريخه والبنك المسحوب عليه، أما بالنسبة لتأثير الشيك المؤجل أو الشيك تحت التحصيل على الطرف الآخر فحسب السياسة المالية للشركة تتوفر في البرنامج ثلاث خيارات وهي إما التأثير المباشر على الطرف الآخر حال إجراء القيد (وهو الوضع الافتراضي) أو التأثير على الطرف الآخر بتاريخ استحقاق الشيك أو التأثير على الطرف الآخر حال إجراء القيد العكسي الذي يثبت صرف الشيك أو تغطيته، كما توجد تقارير تفصيلية عن حركة الشيكات كما موضح في فقرة التقارير أدناه.
  • القوائم المالية والتقارير:
    سيتخرج البرنامج العديد من القوائم المالية والتقارير التفصيلية التي توضح كافة التعاملات المالية الخاصة بالمنشأة، وذلك كما يلي:
    • كشف الحساب في فترة والذي يوضح رصيد أول الفترة، المعاملات خلال الفترة، ورصيد آخر الفترة.
    • كشف مجموعة في فترة والذي يوضح أرصدة جميع الحسابات في أول الفترة، ومعاملاتهم خلال الفترة ورصيد آخر الفترة.
    • شيكات تحت التحصيل الواردة في فترة والمطلوبة في فترة مع إمكانية تحديد جهة المطلوبة وإيضاح الشيكات التي تم تحصيلها.
    • شيكات مؤجلة الواردة في فترة والمستحقة في فترة مع إمكانية تحديد الجهة التي المستحقة وإيضاح الشيكات التي تم صرفها.
    • قوائم الأصول الحالية بقيمها الحالية، والتي تم شراؤها في فترة، والتي تم التخلص منها في فترة، وقيم الإهلاكات في فترة.
    • قوائم الميزانية والتي تشمل حساب المتاجرة، وحساب الأرباح والخسائر، وقائمة الدخل، والميزانية العامة.
ثانياً: المخازن والمبيعات:
  • قائمة الأصناف:
    تظهر قائمة الأصناف في شكل شجري يمكنك من إضافة أي عدد من الأصناف تحت أي عدد من المجموعات الرئيسية وأي عدد من المجموعات الفرعية داخل أي مجموعة وذلك لأي عدد من التفرعات. لأي صنف يمكن تسجيل الكثير من البيانات مع ملاحظة أنها جميعاً اختيارية يمكن تجاوزها في حالة عدم الحوجة إليها، أهم هذه البيانات هي: رقم الصنف، اسم الصنف، رمز الصنف، وصف الصنف، الكميات القصوى والدنيا والافتتاحية، وجود أرقام تسلسلية للصنف (وهنا لا بد من إدخال الرقم التسلسلي لكل وحدة عند حركة الصنف)، وجود تواريخ صلاحية وأرقام دفعات (وهنا لا بد من إدخال تاريخ الصلاحية ورقم الدفعة لكل كمية عند حركة الصنف)، وأخيراً لا بد من تحديد وحدة قياس الصنف مع إمكانية إضافة وحدتين أخرتين مع عامل التحويل من الوحدة الأولى، ولكل وحدة يمكن إضافة سعر بيع وسعر شراء في ما يعرف بالتسعيرة الافتراضية.
  • المخازن والمناقلة:
    يمكنك تسمية العديد من المخازن في برنامج الوافي، لكل مخزن يمكن إضافة حساب لهذا المخزن ضمن مجموعة حسابات المخازن في الأصول المتداولة وذلك في حالة استخدامك لنظام المخزون المستمر، لأي أصناف واردة أو صادرة عبر المشتريات أو المبيعات أو أذونات الصرف والاستلام (أو عمليات التصنيع في حالة استخدام نموذج إدارة الإنتاج) لابد من تحديد المخزن الذي يتم التوريد إليه أو السحب منه، مع مراعاة أنه لابد من ربط العملية الحسابية بحساب المخزن المحدد، كما يمكنك إجراء عملية مناقلة بين هذه المخازن لتحريك بضاعة من مخزن لآخر.
  • التسعيرات:
    إضافة للتسعيرة الافتراضية وهي أسعار الأصناف التي يتم إضافتها في قائمة الأصناف لكل صنف، يمكنك إضافة عدد من التسعيرات الأخرى، حيث يتم في كل تسعيرة تحديد عدد من الأصناف وسعر بيع وشراء لكل صنف ولكل وحدة من وحدات هذا الصنف. لكل عميل أو مورد في قائمة الأشخاص يمكنك أن تنسب تسعيرة خاصة له بحيث تظهر له هذه الأسعار تلقائياً عند تحرير فاتورة بيع أو فاتورة شراء.
  • البيع والشراء:
    تتم عمليات البيع والشراء ( وكذلك مرتجعات كل من المبيعات والمشتريات ) عبر نافذة واحدة تحتوي على:
    • أرقام تسلسلية لكل عملية بيع أو شراء يتم توليدها تلقائياً.
    • تاريخ العملية والذي يكون تاريخ نفس اليوم افتراضيا ويمكن تعديله لأي تاريخ.
    • رقم الفاتورة المصاحبة لعملية البيع والشراء (اختياري).
    • المخزن أو الموقع الذي تم سحب البضاعة المباعة منه أو توريد البضاعة المشتراة إليه.
    • الجهة التي يتم البيع إليها أو الشراء منها (العملاء والموردين).
    • الشخص الذي قام باستلام البضاعة من الطرف البائع.
    • قائمة أصناف الفاتورة حيث يتم تحديد الصنف برقمه أو اسمه ووحدة الصنف وسعر هذه الوحدة والكمية، مع ملاحظة ضرورة إيراد الأرقام التسلسلية أو أرقام الدفعات أو تواريخ الصلاحية لكل صنف في حالة احتواء الصنف حال تعريفه على أي من هذه الخيارات.
    • يقوم النظام بحساب الجملة لكل صنف (سعر الوحدة في الكمية) ثم مجموع قيمة الفاتورة، يمكنك بعد ذلك تسجيل خصومات أو إضافات على هذا المجموع وذلك كرقم أو نسبة مئوية من المجموع وتحديد ما إذا كانت هذه الجملة خاضعة لضريبة أم لا، بعدها يتم حساب المجموع النهائي للفاتورة.
    • أخيراً لا بد من تحديد طريقة سداد الفاتورة: نقداً أو بشيك أو آجل (إذا كان السداد بشيك لا بد من تحديد البنك ورقم وتاريخ المستند البنكي) وهنا تظهر الحسابات الدائنة والمدينة لهذه العملية حسب نوع السداد والضبط المسبق في الإعدادات: حسابات المتاجرة، كما يمكن بعد ذلك تعديل كل من هذه الحسابات.
  • أذونات الصرف والاستلام:
    أذونات الصرف والاستلام هي المستندات التي تؤثر على المخزون الحقيقي للمؤسسة، في إذن الصرف أو الاستلام تقوم بتحديد قائمة الأصناف باستخدام رقم الصنف أو اسمه ثم تحديد الوحدة والكمية لكل صنف والمخزن المدخلة إليه أو المسحوبة منه، يقوم البرنامج تلقائياً بحساب الجملة لكل صنف (سعر الوحدة في الكمية). لكل إذن صرف يقوم النظام بتوليد رقم تلقائي ولابد لك من تحديد تاريخ الإذن ونوع الإذن، مع ملاحظة أن بعض الأنواع ترتبط بفواتير بيع أو شراء أو نموذج تصنيع، لهذه الأنواع من الأذونات لابد من تحديد رقم الفاتورة أو النموذج ويقوم النظام بفرض عدم تجاوز الكميات المحددة مسبقاً في الفاتورة أو نموذج التصنيع.
  • التقارير:
    يقوم النظام باستخراج تقارير تفصيلية عن البيانات الأساسية لنموذج المخازن والمبيعات، وكذلك لكل تحركات الأصناف والحركات المالية المرتبطة، وذلك كما يلي:
    • قائمة الأصناف والتي تحوي البيانات الأساسية لكل صنف.
    • كرت المخزن والذي يضم قائمة بالأصناف داخل المخزن مع الكميات المتحركة في المدة أو بدونها.
    • تقارير الفواتير وذلك لكل من المشتريات والمبيعات والمرتجعات مع إمكانية تحديد الجهة المتعاملة.
    • تقارير أذونات الصرف والاستلام بأنوعها المختلفة في الفترة المحددة.
    • تقارير عمليات المناقلة في الفترة المحددة.
    • قوائم التسعيرات المختلفة.
ثالثاً: شئون الأفراد والمرتبات:
  • الموظفون:
    تعتبر واجهة الموظفين موقع لملف إلكتروني متكامل للموظف، أهم مكونات الملف هي:
    • البيانات الشخصية للموظف مثل الاسم، النوع، تاريخ الميلاد، الحالة الاجتماعية، ....
    • المؤهلات العلمية وجميع شهادات الموظف.
    • نوع الوظيفة ودرجتها وتاريخ التعيين والترقيات والتنقلات.
  • الاستحقاقات والاستقطاعات:
    تمثل الاستحقاقات جميع ما للموظف لدى الجهة التي يعمل فيها وذلك حسب نوع التعاقد، وعادة ما تختلف الاستحقاقات باختلاف نوع الوظيفة والدرجة والدفتر (أو الموقع) وما إلى ذلك، يتم إضافة أنواع الاستحقاقات المختلفة وتحديد قيمة كل نوع والمؤشر الذي ترتبط به. ينطبق على الاستقطاعات ما ينطبق على الاستحقاقات، بحيث يتم اضافة مختلف الأنواع بقيمها والمؤشر الذي يرتبط به كل نوع وذلك تمهيداً لحساب مرتب كل موظف.
  • الحالات الخاصة:
    عادة ما يوجد في المؤسسات بعض الأفراد الذين يتلقون استحقاقات أو تخصم منهم استقطاعات مغاير لنظرائهم في نفس الوظيفة أو الدرجة وذلك للكثير من الاعتبارات الخاصة. عبر واجهة الحالات الخاصة يمكنك معالجة مثل هذه الأوضاع وذلك بتحديد قيم لاستحقاق معين أو استقطاع معين لشخص أو مجموعة أشخاص بأسمائهم، وفي هذه الحالة تضاف أو تخصم هذه القيم لهؤلاء الأفراد في حالة إعداد المرتبات بغض النظر عن القيم التي يستحقها موقعهم الوظيفي.
  • الأجازات:
    هناك أنواع مختلفة من الأجازات التي يتلقاها الموظفون، وباختلاف هذه الأنواع تختلف استحقاقاتهم المالية خلال فترة الأجازة ابتداءً من كون الإجازة بدون مرتب إلى أجازة بكامل المرتب أو ما بين ذلك من صرف بعض الاستحقاقات دون بعض أو خصم بعض الاستقطاعات دون بعض. بعد إعداد أنواع الأجازات المختلفة يكفي تحديد كون الموظف في أجازة معينة في الفترة من/إلى ويقوم البرنامج عندها تلقائياً بحساب راتب الموظف خلال هذه الفترة ويعود بعدها الراتب تلقائياً إلى وضعه الأول.
  • الاستقطاعات المقسطة:
    لكثير من الأسباب يتعرض بعض الموظفين لخصومات شهرية لفترة زمنية معينة وذلك بسبب سلفية أو مشتروات بتسيهلات أقساط أو غير ذلك من الأسباب، يمكن بكل سهولة إضافة هذه الخصومات وتحديد قدرها والفترة التي تنطبق فيها بحيث يقوم البرنامج تلقائياً بخصمها خلال هذه الفترة ويعود الراتب إلى وضعه الأول.
  • إعداد وأرشفة المرتبات:
    بعد إجراء جميع الإعدادات المطلوبة تحتاج إلى إعداد المرتبات ليقوم البرنامج بتجميع الاستحقاقات وخصم الاستقطاعات المختلفة لكل موظف، عملية إعداد المرتبات لا تحتاج أكثر من الضغط على مفتاح واحد ليقوم البرنامج بكامل المهمة، بعد الانتهاء من مراجعة المرتبات وصرفها واقعياً هناك إجراء مفيد يدعى اعتماد المرتبات وأرشفتها والذي يمكنك من حفظ معلومات المرتبات المصروفة في صورة غير قابلة للتعديل وفتح إمكانية إعداد مرتبات الشهر المقبل.
  • تقارير شئون الأفراد والمرتبات:
    يحتوي نموذج شئون الأفراد والمرتبات على العديد من التقارير كما يلي:
    • شهادة موظف، شهادة مرتب، شهادة أجازة، تقرير تفصيلي عن موظف.
    • كشف المرتبات.
    • كشوفات الاستحقاقات والاستقطاعات التفصيلية.
    • كشوفات الحالات الخاصة.
رابعاً: إدارة الإنتاج:
  • الماكينات والتناكر (Machines Tankers):
    يبتدئ العمل في إدارة الإنتاج بتعريف الماكينات التي تتم عليها عمليات الإنتاج مما يوفر آلية لمتابعة الماكينات الشاغرة في أي وقت والماكينات العاملة، ويتم بنفس الطريقة تعريف التناكر والتي تعتبر بمثابة ماكينات مساعدة وذلك حسب طبيعة العملية الإنتاجية، وينطبق عليها ما ينطبق على الماكينات.
  • الموارد (Resources):
    الموارد هي أشياء يتم استهلاكها في العملية التصنيعية غير المواد التي يتم سحبها من المخازن مثل الكهرباء الأيدي العاملة وما إلى ذلك، وعادة ما يتم تقدير تكلفة الموارد بعدد الساعات التي يستخدم فيها المورد، ويستفاد من الموارد في حساب التكلفة الفعلية للإنتاج، ويعبر استخدام الموارد في إدارة الإنتاج ميزة اختيارية يمكن استغلالها أو تجاوزها.
  • العمليات (Formulas):
    يعتبر تعريف العمليات الإنتاجية الخطوة الأهم في إدارة الإنتاج، إذ يتم هنا تعريف كل عملية إنتاجية وذلك بإعطائها اسماً ورقماً مميزاً مع تحديد عدد مراحل العملية، كما يمكن دمج العمليات المتشابهة في مجموعة واحدة بحيث تبتدئ مخرجات هذه العمليات المختلفة برقم مميز. لكل مرحلة من مراحل العملية الإنتاجية يتم أولاً تحديد الماكينة والتانكر وعدد الساعات التي تستغرقها هذه المرحلة وما إذا كانت تنتهي تلقائياً بانتهاء عدد الساعات أم يتم إنهاؤها يدوياً، ثم يتم تحديد مدخلات هذه العملية (مواد خام في الأغلب وربما تكون مواد وسيطة) وذلك بتحديد رقم كل مادة واسمها ووحدتها والكمية المسحوبة والمخزن المسحوبة منه، كما يتم تحديد مخرجات العملية (مواد جاهزة في الأغلب وربما تكون مواد وسيطة) وذلك بتحديد رقم كل مادة واسمها ووحدتها والكمية المنتجة والمخزن الموردة له، وأخيراً يتم تحديد موارد العملية وذلك بتحديد رقم المورد واسمه وتكلفة الساعة وعدد الساعات المستهلكة في هذه العملية.
  • الارتباط(Relations):
    لكل عملية إنتاجية لا بد من وجود اختلاف بين المخرجات النظرية والعملية وذلك في ما يعرف بالفقد (أو الكسب لو كان في جانب الزيادة)، ولما كان الفقد في كثير من الأحيان لا يتم حسابه من كافة المواد الداخلة في العملية الإنتاجية، وكذلك لا بد من توحيد وحدة القياس قبل إجراء حساب الفقد والكسب جاءت نظرية الارتباط لتوضح المواد التي يتم دخولها في حساب الفقد عند طلب حسابه بواسطة آلية ارتباط محددة.
  • الطلبيات(Operations):
    تعتبر واجهة الطلبيات محطة العمل اليومية حيث يتم عند كل طلبية تحديد العملية الإنتاجية المراد تنفيذها فتظهر كافة المدخلات والمخرجات والموارد لهذه العملية، يمكن تعديل أي كمية من كميات المدخلات في ما يعرف بالتغييرات (Variations) في بداية العملية الإنتاجية كما يمكن إضافة التعديلات (Adjustments) بعد إجراء العملية الإنتاجية، عند الضغط على زر البداية يتم سحب كميات المدخلات من المخزن المحدد، وبعد انتهاء العملية الإنتاجية والتأكد من الكميات المنتجة فعلياً يتم تعديل كميات المخرجات إذا لزم الأمر ثم الضغط على زر النهاية حيث يتم توريد الكميات المنتجة إلى المخزن المحدد ولا يمكن التعديل على المرحلة المعينة بعد الإنهاء. بعد انتهاء العملية الإنتاجية يمكن القيام بحساب الفقد/الكسب بكل سهولة وذلك بعد تحديد آلية الارتباط.
  • تقارير إدارة الإنتاج:
    يتم استخراج العديد من التقارير التفصيلية حول العمليات الإنتاجية وذلك كما يلي:
    • تقرير بالمنتجات في فترة وذلك حسب العمليات أو الأصناف.
    • تقرير بالمستهلكات في فترة وذلك حسب العمليات أو الأصناف.
    • تقرير بتكاليف الإنتاج في فترة.
    • تقرير عن معدلات شغل الماكينات والتناكر.
خامساً: الأدوات:
  • أمن النظام:
    من أهم مزايا برنامج الوافي للإدارة المالية إمكانية عمل أكثر من مستخدم على النظام سواء كان ذلك من جهاز واحد أو عبر شبكة محلية أو واسعة، لكل مستخدم من هؤلاء المستخدمين يمكنك تحديد صلاحيات تفصيلية لهذا المستخدم بحيث لا يستطيع العمل على أي جزئية من البرنامج إلا في حدود الصلاحيات الممنوحة له.
  • النسخ الاحتياطي:
    نظراً للأهمية البالغة للبيانات التي يتم تسجيلها في برنامج الوافي للإدارة المالية فإن هناك إمكانية لحفظ نسخ احتياطية من قاعدة البيانات بأكملها في موقع آخر داخل الجهاز أو في أي وسائط تخزين خارجية وهو الأفضل. هذه النسخ الاحتياطية يمكن استرجاعها في أي وقت وذلك عند حدوث أي طارئ مما يوفر قدراً عالياً من الأمان على بيانات المؤسسة.
  • المساعدة:
    يتوفر في البرنامج نظام مساعدة متكامل يقدم شرحاً لكل جزئية من جزئيات البرنامج مما يمكن مستخدم البرنامج من الاطلاع على تفاصيل أي جزئية احتاج إليها أثناء عمله ولم تكن له الدراية الكافية بها. نظام المساعدة يعتمد على الشكل القياسي لملفات المساعدة الحديثة والتي يمكن استدعائها عند أي جزئية في البرنامج وذلك بالضغط على المفتاح F1 فيقوم البرنامج بفتح نظام المساعدة في الجزئية المحددة.
  • تنشيط المنتج:
    تحتوي جميع البرمجيات المقدمة من شركة روبست لتقنية المعلومات على شفرة تنشيط وذلك لمنع التداول غير القانوني لبرامج الشركة، حيث يعمل أي برنامج - بكامل وظائفه في الجهاز الذي تم إنزاله فيه طيلة الفترة المتفق عليها كفترة تجريبية، ويقوم البرنامج بعد هذه الفترة تلقائياً بالمطالبة بشفرة التنشيط، عند تمليك نسخة من البرنامج لجهة يتم تمليكها عدد من نسخ التنشيط النهائية بعدد الأجهزة التي تم إنزال البرنامج عليها، ويجب الاحتفاظ بهذه الشفرات تحسباً للحوجة إليها حال إعادة تنـزيل البرنامج في أي جهاز.